Zakres działań
Do zakresu zadań Działu Zaopatrzenia i Transportu należy w szczególności:
- Planowanie zaopatrzenia materiałowego na podstawie planu finansowego Uczelni, a także zamówień poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy, komórek i jednostek organizacyjnych Uczelni.
- Realizowanie postępowań za pośrednictwem platformy zakupowej na dostawy materiałów i usług będących w zakresie zadań Działu, w tym mebli, środków transportu, odczynników, sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego, sprzętu AGD, sprzętu elektronicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawa zamówień publicznych, w szczególności poprzez:
- Tworzenie albo współtworzenie treści opisów przedmiotu zamówienia.
- Tworzenie albo współtworzenie projektów umów.
- Nadzór nad procesem wyboru oferty, podpisania umowy i realizacji zamówienia.
- Prowadzenie korespondencji i dokumentacji związanej z realizacją zamówień.
- Sporządzenie i składanie do Działu Zamówień Publicznych wniosków o uruchomienie postępowań o udzielenie zamówień, które pozostają w zakresie zadań Działu, w oparciu o wnioski na dostawy, dostarczone przez poszczególne samodzielne stanowiska pracy, komórki i jednostki organizacyjne Uczelni, w tym mebli biurowych, środków czystości i artykułów do sprzątania, materiałów biurowych (w tym tonerów i papieru biurowego), środków transportu, oleju napędowego do celów grzewczych, odczynników, mebli laboratoryjnych, sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego, usług cateringowych, druków na studia (takich jak dyplomy, świadectwa), środków do zabezpieczenia zimowego ciągów komunikacyjnych Uczelni.
- Współpraca z innymi samodzielnymi stanowiskami pracy, komórkami i jednostkami merytorycznymi Uczelni w przypadku prowadzenia przez nie postępowań o udzielenie zamówień na:
- Dostawę kalendarzy — w zakresie oszacowania wielkości zamówienia oraz logistyki dystrybucji.
- Dostawę materiałów promocyjnych — w zakresie magazynowania.
- Weryfikowanie faktur pod kątem zgodności ze założonym zamówieniem i umową.
- Zakup biletów komunikacji miejskiej dla pracowników Uczelni i prowadzenie ewidencji ich wykorzystania.
- Przyjmowanie, magazynowanie i wydawanie materiałów eksploatacyjnych oraz w powierzonym zakresie — materiałów promocyjnych.
- Prowadzenie prawidłowej gospodarki magazynowej, w szczególności:
- Właściwe przechowywanie stanów materiałowych oraz zabezpieczanie pomieszczeń magazynowych i miejsc składowania.
- Prowadzenie obowiązującej ewidencji i dokumentowanie operacji magazynowych.
- Zapewnienie należytego wyposażenia magazynów w urządzenia i sprzęt ochrony przeciwpożarowej.
- Organizowanie i prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem potrzeb transportowych Uczelni w zakresie:
- Zarządzanych przez Dział pojazdów samochodowych, w tym organizowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców.
- Zlecania usług transportowych podmiotom zewnętrznym.
- Weryfikacja przebiegów kilometrowych wykazywanych w delegacjach służbowych.
- Rozliczanie zużycia paliw zakupionych dla pojazdów samochodowych będących w dyspozycji Działu i sporządzanie rocznych sprawozdań w tym zakresie.